Centrum polubownego rozwiązywania sporów dotyczących żywności

Regulamin

 

REGULAMIN

CENTRUM POLUBOWNEGO ROZWIĄZYWANIA SPORÓW dot. ŻYWNOŚCI

 

Postanowienia ogólne

§1.

  1. Regulamin Centrum Polubownego Rozwiązywania Sporów dot. Żywności z siedzibą w Warszawie, zwane dalej jako: „Centrum Polubowne”, określa zasady prowadzenia postępowania w sprawie niezależnego i bezstronnego pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich dotyczących żywności, dalej jako: „postępowanie”.

  2. Centrum Polubowne rozpatruje spory konsumenckie dotyczące:

    1) jakości handlowej produktów spożywczych;

    2) oznakowania produktów spożywczych;

    3) konkursów i loterii promocyjnych związanych z żywnością;

    4) komunikacji z konsumentem związanej z żywnością.
  1. Przez spór konsumencki, o którym mowa w ust. 1, należy rozumieć spór między:

    1) konsumentem a przedsiębiorcą wynikający z zawartej z konsumentem umowy;

    2) konsumentem a przedsiębiorcą będącym producentem żywności, którą konsument nabył od innego przedsiębiorcy.
  1. Centrum Polubowne prowadzi postępowanie na podstawie ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (Dz. U. poz. 1823), dalej jako: „ustawa”, oraz przepisów niniejszego regulaminu.

  2. Centrum Polubowne prowadzi stronę internetową, na której udostępnia informacje dotyczące prowadzenia postępowania.

 §2.

  1. Postępowanie prowadzone przez Centrum Polubowne polega na:

    1) umożliwieniu zbliżenia stanowisk stron celu rozwiązania sporu przez jego strony - bezstronna osoba (mediator) pomaga ułatwić kontakt i wesprzeć w komunikacji skonfliktowane strony sporu;

    2) przedstawieniu stronom propozycji rozwiązania sporu - bezstronna osoba (koncyliator) zapoznaje się z argumentami obu stron sporu i proponuje jego rozwiązanie.
  1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek koncyliatora, w przypadku postępowania, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, szczególnie skomplikowanego może zostać ono przekazane decyzją przewodniczącego Centrum Polubownego do rozpatrzenia przez powiększony skład, o którym mowa w § 8 ust.10 regulaminu.

  2. Wynik postępowania ma niewiążący charakter.

  3. Postępowanie jest prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej.

  4. Postępowanie jest jednoinstancyjne.

  5. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.

  6. Obsługę administracyjną Centrum Polubownego zapewnia biuro Polskiej Federacji Producentów Żywności Związek Pracodawców z siedzibą w Warszawie, zwanej dalej: „Federacją”.

 

Mediatorzy i Koncyliatorzy

§
3.

W skład Centrum Polubownego, wchodzą:

1) przewodniczący;

2) osoby prowadzące postępowanie, określane jako:

a) mediator w przypadku postępowań, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1

b) koncyliator w przypadku postępowań, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 2.

 

§4.

  1. Przewodniczący oraz osoby prowadzące postępowanie (mediatorzy i koncyliatorzy) są powoływane na dwuletnie kadencje uchwałą Zarządu Federacji w liczbie niezbędnej do zapewnienia prawidłowego działania Centrum Polubownego.

  2. Zarząd Federacji powołuje osoby prowadzące postępowanie spośród osób, które posiadają wiedzę i umiejętności w dziedzinie pozasądowego lub sądowego rozwiązywania sporów konsumenckich oraz specjalistyczną wiedzę w zakresie branży żywnościowej na ich wniosek.

  3. Na stanowisko mediatora lub koncyliatora może być powołany ten, kto łącznie spełnia następujące warunki:

1) jest obywatelem polskim i stale zamieszkuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2) ukończył wyższe studia prawnicze w Polsce i uzyskał tytuł magistra lub zagraniczne studia prawnicze uznane w Polsce;

3) korzysta z pełni praw publicznych;

4) ma pełna zdolność do czynności prawnych;

5) jest nieskazitelnego charakteru i swym dotychczasowym zachowaniem daje rękojmię prawidłowego prowadzenia postępowania;

6) posiada wiedzę i doświadczenie zawodowe związane z rozwiązywaniem sporów konsumenckich lub doradztwem w zakresie sporów konsumenckich.

  1. Po upływie kadencji osób, o których mowa w ust. 1, mogą one zostać wybrane na kolejne kadencje.

  2. Po upływie kadencji mediator lub koncyliator są zobowiązani jedynie do rozpoznania spraw, które zostały im przekazane w czasie kadencji.

  3. Kadencja mediatora i koncyliatora wygasa:

1) po upływie okresu powołania, o którym mowa w ust. 1;

2) w przypadku złożenia rezygnacji;

3) w przypadku śmierci;

4) w przypadku odwołania.

  1. Odwołanie mediatora lub koncyliatora jest możliwe jedynie w przypadku:

1) skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo;

2) utraty pełnej zdolności do czynności prawnej – na podstawie prawomocnego wyroku;

3) niemożności wykonywania obowiązków.

  1. Przewodniczący oraz mediator i koncyliator mają obowiązek ujawnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na ich niezależność lub bezstronność lub powodować konflikt interesów z jedną ze stron sporu.

  2. W przypadku, gdy konflikt interesów, o którym mowa w ust. 8, dotyczy przewodniczącego Zarząd Federacji decyzją w formie uchwały przekazuje jego obowiązki w postępowaniu, którego dotyczy konflikt interesów, wybranemu z listy mediatorowi albo koncyliatorowi.

  3. W przypadku, gdy konflikt interesów, o którym mowa w ust. 8, dotyczy mediatora lub koncyliatora przewodniczący przekazuje prowadzenie postępowania innej osobie z listy mediatorów lub koncyliatorów.

  4. Przewodniczący oraz mediatorzy i konsyliarzy są obowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie postępowania.

  5. Listę osób prowadzących postępowanie przechowuje przewodniczący i udostępnia ją do wglądu stronom na ich żądanie.

 

Przewodniczący

§5.

  1. Na stanowisko przewodniczącego Centrum Polubownego Zarząd Federacji powołuje osobę wykonującą zawód adwokata lub radcy prawnego, spełniającą warunki określone w § 4 ust. 3 regulaminu.

  2. Przewodniczący kieruje Centrum Polubownym i reprezentuje go na zewnątrz.

  3. W zakresie działalności administracyjnej przewodniczący podlega nadzorowi Zarządu Federacji.

  4. Przewodniczący jest obowiązany podać tekst niniejszego regulaminu do wiadomości konsumentów i przedsiębiorców na stronie internetowej oraz w siedzibie Centrum Polubownego.

 

Wszczęcie postępowania

§6.

  1. Centrum Polubowne rozwiązuje spory konsumenckie na wniosek konsumenta lub przedsiębiorcy.
  2. W celu wszczęcia postępowania przed Centrum Polubownym muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

1) wnioskodawca przed złożeniem wniosku o wszczęcie postępowania podjął próbę kontaktu z drugą stroną sporu konsumenckiego i bezpośredniego rozwiązania tego sporu;

2) spór konsumencki pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą nie został zakończony;

3) przedsiębiorca będący z konsumentem w sporze konsumenckim zobowiązał się do korzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów z konsumentami i wskazał Centrum Polubowne jako właściwy dla tego przedsiębiorcy podmiot uprawniony, na zasadach określonych w ustawie.

 

 §7.

  1. Wniosek o wszczęcie postępowania może być złożony wyłącznie w języku polskim, w terminie roku od dnia w którym wnioskodawca podjął próbę kontaktu z drugą stroną i bezpośredniego rozwiązania sporu.

  2. Wniosek o wszczęcie postępowania oraz dokumenty, które powinny zostać dołączone do tego wniosku mogą zostać złożone w postaci:

1) papierowej i doręczone bezpośrednio albo przez operatora pocztowego do Polskiej Federacji Producentów Żywności Związek Pracodawców z siedzibą w Warszawie przy ul. Chałbińskiego 8 p. 32, albo

2) elektronicznej poprzez wypełnienie formularza wniosku on-line na stronie internetowej Centrum Polubownego.

  1. Wnioskodawca będący przedsiębiorcą jest zobowiązany do uiszczenia opłaty wraz z wniesieniem wniosku na rachunek Centrum Polubownego, w wysokości wskazanej na jego stronie internetowej, ustalonej uchwałą Zarządu.

  2. Wnioskodawca będący konsumentem jest zwolniony z obowiązku uiszczenia opłaty od wniosku.

  3. Datą wszczęcia postępowania jest dzień doręczenia do Centrum Polubownego wniosku o wszczęcie postępowania zawierającego, co najmniej:

    1) oznaczenie stron sporu - dane konsumenta (imię i nazwisko, adres zamieszkania lub adres do korespondencji, PESEL – gdy wniosek składa konsument) i przedsiębiorcy (nazwa, adres siedziby lub adres do korespondencji/ oddziału, NIP – gdy wniosek składa Przedsiebiorca), a w przypadku wyboru formy elektronicznej prowadzenia postępowania podanie adresu poczty elektronicznej (e-mail wnioskodawcy);

    2) dokładnie określone żądanie – jego zwięzłe uzasadnienie, wskazanie środków dowodowych oraz informację, jakie stanowisko prezentuje wnioskodawca i jakiego oczekiwałby rozstrzygnięcia;

    3) wskazanie rodzaju postępowania, o którym mowa w § 2 ust. 1 regulaminu, zgodnie z wyborem wnioskodawcy;

    4) podpis wnioskodawcy.

  4. Do wniosku powinny zostać dołączone: 

1) potwierdzenie podjęcia próby kontaktu z drugą stroną i bezpośredniego rozwiązania sporu;

2) dokumenty lub dowody przemawiające za rozpoznaniem wniosku zgodnie z żądaniem;

3) potwierdzenie wniesienia przez przedsiębiorcę opłaty od wniosku, o której mowa w ust. 3;

4) zgoda na przetwarzanie danych osobowych, gdy wniosek składa konsument.

  1. Centrum Polubowne zamieszcza na swojej stronie internetowej wzór wniosku, odrębny dla konsumenta i przedsiębiorcy oraz wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych.

 

  §8.

  1. W przypadku gdy przewodniczący po wpłynięciu wniosku stwierdzi, że spełnia on wymagania, o których mowa w § 7 ust. 5, niezwłocznie przekazuje stronom sporu potwierdzenie złożenia wniosku o wszczęcie postępowania.

  2. Przewodniczący po przekazaniu stronom informacji, o której mowa w ust. 1, bada czy wniosek o wszczęcie postępowania spełnia wymagania, o których mowa w § 7 ust. 3 i 6 regulaminu, w przypadku gdy wniosek spełnia te wymagania przekazuje wniosek do rozpoznania osobie wpisanej na listę osób prowadzących postępowanie (w zależności od wyboru rodzaju postępowania z listy mediatorów albo z listy koncyliatorów).

  3. Przewodniczący wzywa wnioskodawcę, pod rygorem zwrotu wniosku, do poprawienia lub uzupełniania wniosku w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania, w przypadku gdy nie spełnia on wymagań, o których mowa w § 7 ust. 5, a w przypadku ich uzupełnienia w terminie, przekazuje wniosek do rozpoznania osobie wpisanej na listę osób prowadzących postępowanie (w zależności od wyboru rodzaju postępowania z listy mediatorów albo z listy koncyliatorów). Wniosek, który nie został prawidłowo uzupełniony na wezwanie przewodniczącego w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania, zostaje zwrócony wnioskodawcy bez rozpoznania wraz z opłatą, w przypadku jej wniesienia.

  4. Przewodniczący informuje strony o prawie:

    1) przedstawienia stanowisk, dokumentów i dowodów, oraz

    2) dostępu do stanowisk dokumentów i dowodów przedstawianych przez drugą stronę oraz opinii wydanych przez ekspertów, a także możliwość ustosunkowania się do nich;

    3) korzystania z pomocy osób trzecich, w tym osób świadczących profesjonalną pomoc prawną

na każdym etapie postępowania do momentu przekazania wyniku postępowania.

  1. Niezależnie od wyniku postępowania w danej sprawie strona postępowania korzystająca z pomocy osób trzecich, w przypadku o którym mowa w ust. 4 pkt 3, nie ma prawa żądania zwrotu od drugiej strony postępowania kosztów zastępstwa lub pomocy osób trzecich.

  2. Przewodniczący odmawia rozpatrzenia sporu i nie przekazuje sprawy do rozpoznania mediatorowi bądź koncyliatorowi, gdy:

1) jego przedmiot wykracza poza kategorie sporów prowadzonych przez Centrum Polubowne, o których mowa w § 1 regulaminu;

2) wnioskodawca przed złożeniem wniosku o wszczęcie postępowania nie podjął próby kontaktu z drugą stroną i bezpośredniego rozwiązania sporu;

3) wniosek został złożony po upływie roku od dnia, w którym wnioskodawca podjął próbę kontaktu z drugą stroną i bezpośredniego rozwiązania sporu;

4) sprawa o to samo roszczenie między tymi samymi stronami jest w toku albo została już rozpatrzona przez Centrum Polubowne, inny właściwy podmiot albo sąd.

  1. Przewodniczący może odmówić rozpatrzenia sporu i wówczas nie przekazuje sprawy do rozpoznania mediatorowi lub koncyliatorowi, gdy:

1) spór jest błahy lub wniosek o wszczęcie postępowania spowoduje uciążliwości dla drugiej strony;

2) rozpatrzenie sporu spowodowałoby poważne zakłócenie działania podmiotu uprawnionego.

  1. Przewodniczący, w przypadku odmowy rozpatrzenia sporu, informuje strony o przyczynie odmowy rozpatrzenia sporu w terminie nie dłuższym niż 3 tygodnie od złożenia wniosku spełniającego wymagania, o których mowa w § 7 ust. 3 i 5-6 regulaminu.

  2. W przypadku odmowy rozpatrzenia sporu opłata wniesiona przez przedsiębiorcę nie podlega zwrotowi.

  3. Na wniosek koncyliatora, któremu przekazano wniosek do rozpoznania przewodniczący przekazuję sprawę szczególnie skomplikowaną do rozpoznania przez powiększony skład, co oznacza powołanie do rozpoznania sprawy obok wyznaczonego wcześniej koncyliatora dodatkowych dwóch koncyliatorów, tak aby postępowanie prowadził 3-osobowy skład koncyliatorów, a rozstrzygnięcia były podejmowane decyzją większości.

 

 

  §9.

  1. Osoba prowadząca postępowanie, której przekazano sprawę do rozpoznania, niezwłocznie przesyła odpis wniosku wraz z załącznikami drugiej stronie sporu i wzywa ją do udzielenia odpowiedzi na wniosek, w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu wniosku, ze wskazaniem:

    1)czy żądanie wniosku uznaje za zasadne w całości lub w części, czy też wnosi o jego oddalenie;

    2) uzasadnienia stanowiska, o którym mowa w pkt 1, wraz z potwierdzającymi je dokumentami, dowodami i opiniami eksperta, o ile były zlecane w danym postępowaniu.
  1. Osoba prowadząca postępowanie informuje strony przed rozpoczęciem postępowania o prawie wycofania się z postępowania na każdym jego etapie.

  2. Termin, o którym mowa w ust. 1, może być przez osobę prowadzącą postępowanie przedłużony z ważnych przyczyn.

  3. Druga strona sporu, o której mowa w ust. 1, udziela pisemnej odpowiedzi w postaci papierowej albo elektronicznej.

  4. Brak odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w ust. 1, nie stanowi przeszkody w rozpoznaniu sprawy.

  5. Centrum Polubowne udostępnia informacje dotyczące postępowania stronom tego postępowania za pośrednictwem strony internetowej, o której mowa w § 1 ust. 5, a na ich wniosek – na trwałym nośniku.

  6. Centrum Polubowne umożliwia wymianę informacji między stronami postępowania drogą elektroniczną albo przez operatora pocztowego, w postaci papierowej, stosując odpowiednio § 7 ust. 2 regulaminu.

 

  §10.

  1. Opłata, o której mowa w § 7 ust. 3, nie podlega zwrotowi w sytuacji wycofania się z postępowania przez wnioskodawcę.

  2. Strona, która wniosła o powołanie eksperta, a następnie wycofała się z postępowania jest zobowiązana do zapłaty wynagrodzenia eksperta w całości.

  §11.

  1. W szczególnych przypadkach, ze względu na charakter sporu i wybrany sposób rozstrzygnięcia osoba prowadząca postepowanie, wzywa - strony lub ich przedstawicieli, świadków lub inne osoby - w sposób, który uzna za najbardziej celowy, jeżeli będzie to niezbędne do przeprowadzenia postępowania – do stawiennictwa w siedzibie Centrum Polubownego.
  2. Niestawiennictwo którejkolwiek strony postępowania lub osób, o których mowa w ust. 1, nie stanowi przeszkody w przeprowadzeniu postępowania i rozpoznaniu sprawy, chyba że wezwania tych osób nie zostały doręczone prawidłowo albo strona wniosła przed terminem określonym w wezwaniu o zmianę terminu i wykazała, że nie może stawić się z przyczyn od niej niezależnych w okresie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych.

  §12.

  1. W przypadku, gdy koncyliator uzna, iż rozpoznanie sprawy wymaga wiadomości specjalnych z zakresu jakości produktów, technologii żywności lub reklamy zawiadamia o tym strony sporu wyznaczając im termin, 7 dni od doręczenia zawiadomienia, na złożenie wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta wymaganego w danej sprawie.
  2. Ekspert, o którym mowa w ust. 1, jest wyznaczany z listy ekspertów Centrum Polubownego, którzy są powoływani  uchwałą Zarządu Federacji.
  3. Ekspertem może zostać wyłącznie osoba posiadająca specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w zakresie:

    1) jakości produktów spożywczych, lub

    2) oznakowania produktów spożywczych, lub

    3) konkursów i loterii promocyjnych związanych z żywnością, lub
    4) reklamy i komunikacji z konsumentem związanych z żywnością.

  4. Wynagrodzenie eksperta jest pokrywane przez Centrum Polubowne oraz stronę sporu, która złożyła wniosek o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta, będącą:

    1) konsumentem – w 20%;

    2) przedsiębiorcą – w 50 %

wartości opinii lub przygotowanej analizy. Pozostałą część wynagrodzenia eksperta pokrywa Centrum Polubowne.

  1. W zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1, mediator lub koncyliator informuje strony sporu o wysokości całego wynagrodzenia eksperta i kwocie wynagrodzenia, którą zobowiązana będzie zapłacić strona, która złoży wniosek o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta.

  2. W przypadku, gdy:

    1) żadna ze stron sporu nie złoży wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta;

    2) zostanie złożony wniosek, o którym mowa w pkt 1, po upływie terminu;

    3) do wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta nie zostanie dołączony dowód uiszczenia części wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 4 i 5

koncyliator rozpozna sprawę na podstawie pozostałego materiału zgromadzonego w sprawie  oraz posiadanej wiedzy i doświadczenia życiowego.

  1. W przypadku, gdy mediator uzna, że uzyskanie wiadomości specjalnych z zakresu jakości produktów, technologii żywności lub reklamy umożliwi zbliżenie stanowisk stron sporu w celu jego rozwiązania zawiadomi o tym strony sporu wyznaczając im termin, 7 dni od doręczenia zawiadomienia, na złożenie wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii eksperta wymaganego w danej sprawie. W przypadku tym odpowiednie zastosowanie znajdą postanowienia ust. 2-6.
  2. Listę ekspertów przechowuje przewodniczący i udostępnia ją do wglądu stronom na ich żądanie.

 

§13.

  1. Z przebiegu postępowania osoba prowadząca postępowanie spisuje protokół, niezwłocznie po dokonaniu ostatniej czynności w postępowaniu.

  2. Protokół przebiegu postępowania zawiera:

    1) informację o jego wyniku;

    2) oznaczenie Centrum Polubownego;

    3) oznaczenie osoby prowadzącej postępowanie, ze wskazaniem czy jest ona mediatorem czy koncyliatorem;

    4) oznaczenie stron postępowania i ich pełnomocników – w przypadku ich powołania;

    5) oznaczenie ekspertów, świadków – w przypadku ich powołania;

    6) oznaczenie sprawy;

    7) przebieg postępowania, w szczególności wnioski i twierdzenia stron oraz wynik postępowania dowodowego.
  1. Protokół podpisuje osoba prowadząca postępowanie i niezwłocznie doręcza go przewodniczącemu.

 

§14.

  1. Osoba prowadząca postępowanie przedstawia stronom wynik postępowania w terminie 90 dni od dnia doręczenia wniosku o wszczęcie postępowania spełniającego wymagania, o których mowa w § 7 ust. 3, 5 i 6, z zastrzeżeniem ust. 2.

  2. W przypadku sporu szczególnie skomplikowanego termin, o którym mowa w ust. 1, może zostać przedłużony. Osoba prowadząca postępowanie lub jedna z takich osób, przy składzie powiększonym, jest obowiązana zawiadomić strony postępowania o każdym przedłużeniu terminu wskazując przewidywany termin zakończenia postępowania.

  3. Datą zakończenia postępowania jest dzień sporządzenia protokołu przebiegu tego postępowania.

  4. Wynik postępowania wraz z uzasadnieniem oraz protokołem jest niezwłocznie przekazywany stronom postępowania za pośrednictwem przewodniczącego na papierze lub innym trwałym nośniku.


 
§15.

  1. W przypadku postępowania, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, koncyliator informuje strony:

    1) przed wyrażeniem zgody na przedstawioną propozycję rozwiązania sporu lub zastosowaniem się do niej, że:

          a) mogą nie wyrazić zgody na przedstawioną propozycję rozwiązania sporu lub nie zastosować się do niej,

          b) udział w postępowaniu nie wyklucza możliwości dochodzenia roszczeń w postępowaniu sądowym,
     
          c) przedstawiona propozycja rozwiązania sporu może różnic się od rozstrzygnięcia, jakie mogłoby zapaść w postępowaniu sądowym;

    2) o prawnych skutkach wyrażenia zgody na przedstawioną propozycję rozwiązania sporu lub zastosowania się do niej.
  1. Strony w terminie 14 dni od dnia doręczenia propozycji rozwiązania sporu przez koncyliatora mogą wyrazić zgodę na przedstawioną propozycję rozwiązania sporu lub zastosować się do niej.

 

Przepisy końcowe

§16.

  1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się odpowiednio przepisy ustawy, o której mowa w § 1 ust. 4 regulaminu.

  2. Akta spraw wniesionych do Centrum Polubownego przechowuje się w biurze Federacji przez okres roku od zakończenia postępowania.